Publié le :
18/12/2019

Comment mettre en place une cérémonie virtuelle de remise de Prix ?

Découvrez des astuces et bonnes pratiques pour réaliser une cérémonie virtuelle de remise de Prix qui valorise votre image, vos partenaires et vos candidats.

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Vous venez de terminer votre appel à projets, votre Prix, votre concours ou votre trophée, tous les dossiers ont été évalués, vous avez sélectionné les lauréats, se pose maintenant la question - loin d’être simple - de la cérémonie de remise de Prix. 


Généralement, ce type de cérémonie est organisée en présentiel, vous louez un lieu, vous envoyez des invitations aux candidats/partenaires/médias/collaborateurs et vous organisez toute la réception et l’animation de la soirée. 


Problème, pour des raisons diverses, cette fois, vous ne pouvez pas organiser votre remise de Prix en présentiel. Se pose alors la question : Doit-on reporter la Cérémonie au risque de chambouler notre calendrier, celui de nos candidats et de nos partenaires, sans avoir la certitude que demain sera mieux qu’aujourd’hui ? Où, peut-on trouver une alternative efficace, innovante et tout aussi qualitative ? Car oui, il est possible de faire une cérémonie de remise de Prix tout aussi intéressante et ce, à distance ! 


Certes, ce ne sera pas le format habituel, les arguments et attentes de base (qualité du lieu, animations, etc.). D’autres avantages sont toutefois présents, notamment le fait de faire preuve de proximité, d’agilité, d’adaptation, de savoir gérer les retournements de situation, autant d’avantages qui peuvent être perçus comme de grandes qualités par votre communauté.


Pour vous aider, nous avons recherché tous les avantages, outils et mode opératoire afin de vous orienter dans la réalisation de cette cérémonie à distance et il y a de quoi faire en sorte que ce soit incroyable ! 



  1. Des économies non négligeables


Que ce soit d’un point de vue financier mais également écologique, organiser votre cérémonie de remise de Prix à distance peut engendrer de grandes économies qui sont autant de réserves vous permettant de valoriser les candidats et de renouveler votre initiative avec un impact plus important. 

Parmi ces économies les principales sont


  • La location de la salle, un prix variable dans chaque ville, mais une part de budget toujours très importante.
  • Les coûts liés au traiteur et au personnel assurant le service pendant une cérémonie traditionnelle.
  • La prise en charge des déplacements des lauréats et des partenaires, cela engendre habituellement un coût important (surtout pour ceux qui viennent de l'étranger) mais également un impact carbone non négligeable…
  • Les services d’un photographe ou d’une équipe de prise de vidéo et de communication en direct. 
  • Les frais d’animation et de présentation. 
  • Les frais indirects que vous engendrez avec votre équipe en lien avec le temps passé à organiser et à planifier cette cérémonie. 


Ce nouveau budget est alors à votre disposition car l’organisation d’une cérémonie à distance est bien moins coûteuse ! 



  1. Organisation et bonnes pratiques 


Si certains éléments ne diffèrent pas de la mise en place d’une cérémonie en présentiel, organiser une cérémonie à distance nécessite toutefois de prendre certaines dispositions. 


Dans un premier temps, il est nécessaire d’adapter votre communication et d’informer votre écosystème de cette nouvelle cérémonie, surtout si initialement ils s'attendaient à vous rejoindre en personne. 

Pour cela, un email est suffisant vous pouvez utiliser des solutions d’envoi d’email en masse comme (Mailchimp, Sendinblue, Mailjet, etc.) et créer une newsletter adaptée ou avoir une approche au cas par cas par email direct ou appel téléphonique. 

Prenez bien le temps d’expliquer la démarche et n’hésitez pas à valoriser cette nouvelle approche comme une opportunité de vivre un expérience différente. 


Avec WIIN.io, vous pouvez envoyer directement des emails personnalisé à votre base de contacts/candidats.


Dans cet email, pensez au minimum à informer sur le format de l’évènement, la date et l’heure, le lien d’inscription, la plateforme à utiliser pour rejoindre l’initiative. 


En parallèle, il est essentiel de mettre en place un formulaire spécifique pour enregistrer les invitations. Vous pouvez utiliser des plateformes telles que Eventbrite ou Weezevent ou encore créer directement un formulaire d’inscription à votre évènement en ligne avec WIIN.io 


Désormais, votre communauté est informée et vous pouvez savoir combien de personnes vont participer à l’évènement. Cela va être très utile pour choisir les bons outils à utiliser ! 



  1. Les bons outils pour organiser cette remise de Prix 


Nous avons réalisé une sélection de services vous permettant de donner vie à cette cérémonie en ligne, distinguons deux approches à cumuler, une plateforme pour les personnes actives (celles qui doivent communiquer, présenter, échanger) et une ou plusieurs plateformes pour les spectateurs (qui assistent à votre cérémonie). Commençons pas les plateformes “actives”, en fonction du budget, du nombre de participants attendus et du type d’animation : 


  • ZOOM :  Cette application propose des réunions en ligne, des webinaires vidéo et une plateforme de messagerie instantanée.


  • Google Hangout :  Le service de visioconférence Google Hangouts Meet permet d’organiser des vidéoconférences facilement, jusqu’à 250 participants par appel ou encore d’enregistrer ses vidéos sur Google Drive


  • Whereby : L'atout majeur de Whereby, c'est sa simplicité de prise en main et d'installation. Le choix de proposer uniquement un service en ligne, vous fait gagner en rapidité. Il vous suffit simplement de créer un compte gratuit, de générer votre salle de cérémonie en lui donnant un nom. Vous n'aurez plus qu'à envoyer l'URL générée à vos contacts


  • Mikogo : Mikogo vous offre un outil de conférence «made in Germany» pour vos réunions en ligne, vos présentations et vos partages d’écran. L’avantage : les invités virtuels ne doivent pas nécessairement posséder le programme Mikogo pour la visualisation, mais peuvent s’enregistrer dans la session via le Player Web-HTML sur go.mikogo.com


  • Citrix Go to meeting : L’une des plateformes de visioconférence les plus populaires avec une qualité vidéo de haute définition. Six personnes peuvent être présentes simultanément à l’écran. Les conférences en ligne peuvent si besoin avoir lieu sur le web ou avec une invitation envoyée par e-mail à chaque participant. En plus des six canaux vidéo, il est possible de travailler à plusieurs sur des documents. Le modérateur peut déverrouiller cette fonctionnalité pour chacun des participants.


  • Fast Viewer : La réunion virtuelle a lieu via une session ID, transmise par téléphone ou par E-mail et si besoin, un chat vidéo peut être activé. Le programme offre de nombreuses fonctions supplémentaires telles que les fenêtres de discussion ou le transfert de données via une connexion cryptée.


Il existe des centaines de plateformes permettant d’organiser efficacement votre cérémonie, une recherche sur Google suffit pour comparer les différentes offres. 


Ce n’est pas tout !!! Maintenant, c’est le moment d’ajouter à votre plateforme active, une ou plusieurs plateformes passives, c’est là que tout est incroyable !! Là où vous n’aviez que quelques invités passifs en présentiel, vous pouvez toucher des centaines de millier de personnes en ligne. C’est un opportunité de communication (parlez-en à vos partenaires, à la fois pour leur expliquer le potentiel de visibilité et également pour qu’ils relaient le lien vers votre live auprès de leur communauté, effet garanti !). Voici notre sélection : 


  • Live Facebook : Application la plus courante sur le marché, elle vous permet de diffuser vos vidéos en direct sur votre profil


  • Live Instagram : Les Stories Instagram connaissent un succès infatigable depuis leur création. Instagram Live reprend la plupart des fonctionnalités et codes des Stories. Il est particulièrement adapté au mobile et aux internautes les plus connectés. Les interactions et la proximité avec le public s’y font de manière très naturelle.


  • Live Twitch : Twitch a battu des nouveaux records d’audience en accueillant une compétition de Faker, star de l’e-sport et meilleur joueur de League of Legends qui a réuni plus de 245 000 spectateurs simultanés. Un record pour une chaîne personnelle sur Twitch !


  • Live Youtube : Première application spécialement dédiée à la diffusion de vidéos, YouTube permet de faire une vidéo live aussi bien sur ordinateur que sur mobile. Cependant, l’option mobile est uniquement disponible aux créateurs de vidéos ayant au moins 10 000 abonnés, ce qui restreint son utilisation.


  • Live Periscope : la coqueluche des applications, celle qui a le vent en poupe depuis qu’elle a été rachetée par Twitter en mars : Périscope. Entièrement gratuite et disponible aussi bien sur iOS que sur Android, elle permet de filmer en direct depuis votre smartphone et automatise la diffusion sur Twitter, auprès de vos abonnés.


  • Live Snapchat : célèbre pour ses photos qui s’autodétruisent en quelques secondes, Snapchat a pris d’assaut la vidéo et notamment le live streaming. Sous l’intitulé de « Live Stories », l’application permet aux utilisateurs de poster des vidéos sur un même fil, concernant un même événement.


Nous, on ne peut que vous recommander de mixer les approches et les plateformes afin de favoriser une diffusion en direct, multi-support. 

L’application Deliverer pourrait bien être le service le plus intéressant pour ces problématiques. L’appli permet de diffuser ses lives vidéos sur toutes les plateformes à la fois et peut se révéler être un grand facilitateur de logistique pour les livestreams.


Vous souhaitez aller encore plus loin ? Faites des présentations dynamiques et animées avec des outils adaptés en fonction de votre secteur d’activité : 


  • Des maquettes 3D interactives : Si vous êtes dans le secteur de l’architecture, du design, de l’art ou du paysage, demander à vos lauréats/candidats de produire une maquette 3D qui peut remplacer une maquette physique et créer des interactions incroyables.


  • Une galerie photo en ligne : Vous ne pouvez pas faire une exposition ? Créez une galerie photo en ligne que vous présenterez en live et qui sera accessible sans limite de durée.


  • La réalité augmentée : Pour les plus équipés et les plus familier à la technologie, imaginez une cérémonie en réalité augmentée avec un casque VR, ce serait incroyable ! 


  • Vidéos de démonstration pré-enregistrées : Vos candidats doivent présenter un projet, une application, un logiciel, un système ? Demandez leur de créer une vidéo de tutoriel ou d’explication. Le jour de la cérémonie, appuyez sur “play” et faites rayonner leur travail !


  • Enregistrements sonore : Pour les organisateurs dans le domaine du son et de la musique, rien de mieux qu’un enregistrement pour partager un contenu sans limite.  


Il n’y a pas de limites, la seule limite c’est votre imagination !


De votre côté, il ne vous reste plus qu’à préparer votre présentation, là aussi les outils sont nombreux Canva, Powerpoint, Google Slide, etc. pensez à faire du contenu “minimaliste” pour que ce soit simple à lire et simple à suivre. On a tous déjà été devant une présentation interminable, on décroche en quelques minutes, ne reproduisez pas le modèle. Parfois en faire moins c’est en dire plus. 



Pour vous, c’est le Jour J, vous aurez envoyé un email la veille à vos contacts afin qu'ils n’oublient pas votre évènement et vous êtes prêts à organiser votre cérémonie en ligne avec succès ! 


Quant à nous, on espère vous avoir donné pleins d’idées et il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter un bon évènement !



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