Publié le :
9/4/2020

Quelques conseils pour vos modèles d’emails électroniques

Les templates de réponse par email permettent à votre organisation de gagner du temps, surtout lorsque vous avez un grand nombre de candidats. Optimisez vos envois pour plus de résultats.

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Améliorer votre stratégie de communication

Les templates de réponse par email permettent à votre organisation de gagner du temps, surtout lorsque vous avez un grand nombre de candidats. Ils offrent également une occasion unique de communiquer des informations précieuses à un public engagé.


Avec WIIN.io, les personnes qui soumettent une demande ou qui se présentent à votre organisation recevront au moins deux messages de votre part - un pour confirmer l’accès au formulaire qu’ils renseignent et un pour confirmer le bon envoi de leurs réponses.

Bien que nous fournissons des modèles par défaut pour les deux, il est bon de personnaliser ces messages pour rédiger des messages adaptés à votre organisation. 


Voici quelques conseils à ce sujet :


Personnalisez votre premier message

Les modèles de réponse aux formulaires par défaut sont faciles à repérer, en particulier pour ceux qui sont familiers avec les processus de réponses en ligne. Une réponse personnalisée démontre que votre organisation apprécie et respecte suffisamment les candidats pour communiquer personnellement. C'est également le moment idéal pour clarifier vos politiques, mettre en valeur votre marque et renforcer votre engagement. Il existe plusieurs façons de le faire :


  • Objet : WIIN.io encourage les sujets personnalisés du type : RE : [Nom de votre organisation] "Titre de la soumission". La création d'une réponse avec une ligne d'objet personnalisée vous permet d'exprimer votre gratitude ("Merci d'avoir soumis à [Nom de votre organisation]") ou de confirmer la réception de réponses de manière unique (" [Nom de votre organisation] a été heureux de recevoir votre soumission"). 


  • Corps du message : Cette première communication est le moment idéal pour rappeler aux répondants votre approche. Vous pouvez, par exemple, clarifier le processus d'examen des réponses ("Cette première série d'examens sera effectuée par notre conseil d'administration") ou réitérer le délai de réponse prévu ("Vous devriez avoir de nos nouvelles dans les trois mois"). Peut-être souhaitez-vous fournir un email de contact idéal pour les questions des répondants ? Si vous n'acceptez qu'une seule soumission à la fois, vous pouvez inclure quelque chose comme ceci : "Nous prenons huit mois pour examiner les candidatures. Veuillez ne pas soumettre de nouveau votre candidature avant d'avoir eu des nouvelles de nous". 


  • Promotion de votre organisme : Qui de mieux pour partager votre marque que des personnes qui ont déjà manifesté leur intérêt par le biais d'une soumission ? Valorisez cet intérêt dans votre premier email. Certaines organisations manifestent leur gratitude et renforcent leur engagement en offrant un code de réduction spécial ou une promotion sur un produit ou un service, exclusivement pour les répondants.

Vous pouvez choisir de partager dans ce message des informations sur une nouvelle publication, votre dernière sortie ou un événement à venir, car vous pouvez supposer que les candidats sont investis dans votre succès et vos progrès.

C'est également un excellent moment pour augmenter le nombre d'adeptes de vos réseaux de médias sociaux et encourager les inscriptions à votre newsletter. Rappelez à vos candidats les raisons pour lesquelles ils vous ont sélectionné en célébrant les points forts de votre organisation et en les encourageant à rejoindre votre réseau.


 

Personnalisez votre email de réponse après avoir examiné des réponses

Une fois que vous avez pris une décision, faites correspondre la rigueur de votre processus d'examen avec un modèle d’email qualitatif. Les candidats apprécient les réponses complètes et courtoise, même si le résultat n'est pas celui qu'ils attendaient. Pensez également à ajouter une note personnalisée tel que les commentaires qui ont pu être fait au sujet de leur soumission. 


Transparence

Les personnes qui répondent à votre formulaire apprécient de connaître plus d’informations sur votre initiative. Avez-vous reçu un nombre sans précédent de candidatures pour ce cycle ? L'année dernière, vos décisions ont-elles été particulièrement difficiles ou longues à prendre ?


Dans ce contexte, une candidature refusée est moins difficile à accepter et une candidature acceptée est encore plus agréable. Vous pouvez par exemple dire ("Nous avons reçu plus de 2 000 candidatures au concours"), expliquer votre processus ("Chaque candidature est examinée par trois membres de l'équipe), ou même révéler une contestation, si elle est authentique ("La décision de ce cycle a été l'une des plus difficiles que nous ayons jamais connues").


Gentillesse

À la fin de chaque email se trouve un être humain. Bien que les modèles de réponses puissent mettre une distance supplémentaire entre votre organisation et les répondants, prendre le temps de rédiger un message attentionné peut être très apprécié.

Remerciez les candidats pour leur temps et reconnaissez leur confiance dans votre organisation et votre processus. Ce n'est pas seulement poli, c'est professionnellement essentiel. Les emails froids ou impersonnels donnent une mauvaise image de votre organisation et les personnes qui sont contrariées par un refus en parleront. Pour l'image de marque et l'intégrité de votre entreprise, il vaut la peine de faire un effort supplémentaire pour que la communication reste aimable.


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