Publié le :
22/5/2020

Mise en œuvre d'un processus d'examination des réponses efficace.

Examiner les réponses que vous avez collecté peut s'avérer être un moment délicat, chronophage et répétitif. Optimisez ce moment et offrez un regard équitable sur toutes les réponses collectées.

Examination de projets
Appel à projets & idées
Concours & Challenges
Prix & Trophées
Recrutement & RH

Pour que votre organisation puisse trouver les candidats les plus qualifiés, il est important d'établir une procédure d'examination des candidatures bien défini. Une fois que vous avez sélectionné une équipe d'examen, la moitié du travail est déjà faite. Mais comment votre organisation peut-elle optimiser son temps et créer un processus d'examen transparent et efficace ? Nous avons identifié quelques-unes des étapes les plus importantes ci-dessous.


Présélection des candidatures admissibles


Si votre initiative nécessite des critères d’éligibilité spécifique, vous pouvez réaliser une première étape de présélection avant même que les candidats ne répondent au premier formulaire. Cette étape assure que seuls les candidats éligibles répondent et cela permet d’éviter la frustration de ceux qui ne seraient pas éligibles.


Même si vous ne spécifiez pas l'éligibilité, il y a de fortes chances pour que votre organisation ait quelques critères de base en tête pour les candidats éligibles. Par exemple, une bourse peut exiger que les candidats aient un diplôme d'études secondaires. Les candidats qui ne répondent pas aux bons critères ne doivent pas être traités par les examinateurs. Au lieu de cela, identifiez clairement vos exigences dans vos questions et pré-sélectionnez les candidatures en filtrant les candidats inéligibles dès les premières étapes de vos formulaires. 


Avec WIIN.io, vous pouvez utiliser les questions logiques dans vos formulaires pour constituer une phase de  "contrôle" qui ne permettent qu'aux candidats éligibles de continuer. Vous pouvez également étiqueter (tag) automatiquement les candidatures, ce qui facilite le tri des candidatures similaires en masse.


Votre organisation peut utiliser plusieurs processus d'examination. Par exemple, vous pouvez mettre en place deux cycles d'examination, le premier étant un système de vote oui/non et le second un examen personnalisé avec un retour d'information plus détaillé. Dans ce cas, vous pourriez concevoir le premier tour comme un tour de sélection où les candidats sont avancés ou non en fonction de leur éligibilité.


Une stratégie claire pour l’affectation aux examinateurs


Pour de nombreuses organisations, l'attribution manuelle des dossiers ou des demandes aux examinateurs peut rapidement se transformer en un long processus. Si votre organisation utilise un logiciel de gestion des demandes comme WIIN.io, vous pouvez éliminer cette étape en intégrant l'affectation automatique des équipes. Au lieu de prévoir du temps pour passer chaque demande au peigne fin, cette méthode permet d'assigner les demandes aux examinateurs que vous désignez au fur et à mesure qu'elles arrivent. Vous pouvez également définir des affectations automatiques.


Si les affectations automatiques ne sont pas une option qualitative pour votre organisation, vous pouvez définir une stratégie d'affectation des examinateurs en randomisant les affectations ou en répartissant la charge de travail d'une autre manière. 


Avec WIIN.io, vous pouvez assigner de manière aléatoire un nombre déterminé de soumissions aux examinateurs afin de répartir la charge de travail de manière égale ou simplement pour éliminer tout risque de partialité.


Définir les critères et la méthode d'examination


Communiquer clairement les critères d’évaluation à l'équipe d'examination est une étape cruciale pour garantir que les demandes sont correctement examinées. Avant de commencer le processus, réfléchissez à la manière dont vous voulez qu'il se déroule. Votre équipe utilisera-t-elle un simple système de "Oui/Non" ? Ou utiliserez-vous une méthode plus personnalisée, comme une échelle numérique ? 


Si votre organisation utilise WIIN.io, vous pouvez concevoir des formulaires d'examination personnalisés. 


Après avoir sélectionné votre approche, vous devez également définir un ensemble de critères d'évaluation que votre équipe pourra utiliser comme référence. Par exemple, si vous offrez une subvention de recherche, vous pouvez demander aux évaluateurs de se concentrer sur les qualifications professionnelles, l'innovation, la méthodologie et l'expérience de recherche antérieure. En fournissant aux évaluateurs des critères bien définis, vous vous assurez que leurs normes s'alignent sur les vôtres et vous éliminez la confusion sur ce qui fait un bon candidat.


Fixer des délais et envoyer des rappels


Afin de tirer le meilleur parti du temps de votre examinateur, vous devrez fixer des délais pour chaque étape de l'examination. Par exemple, le premier délai pourrait être celui de la réduction du nombre de candidats de 100 à 50, tandis que le second pourrait être celui de la décision finale. Les dates limites aident votre équipe d'examen à rester productive et à répartir son travail.


Quelles que soient les échéances que vous décidez de fixer, l'envoi de rappels ou de notifications aux examinateurs sera un élément important pour garantir le bon fonctionnement de ces échéances.


Désigner un responsable pour faire avancer le processus


Il est toujours utile d'avoir de la flexibilité, mais il est impératif de s'assurer que les examinateurs sont bien gérés et motivés afin de mener un processus d'examination efficace. Plus vous avez d'examinateurs, plus il peut être facile de se désorganiser et de perdre la rigueur imposée à votre équipe. Si votre équipe d'examinateurs est composée de plusieurs personnes, la désignation d'un ou deux responsables peut contribuer à maintenir la motivation des examinateurs et à faire avancer le processus rapidement. Vos chefs d'équipe pourraient servir de point de contact officiel entre vous et votre équipe d'examination ou simplement garder un œil sur les autres examinateurs afin de les maintenir dans les délais et de répondre à leurs éventuelles questions.


Préprogrammation des réunions en ligne et en personne


Planifier les réunions à l'avance est un excellent moyen de rester sur la bonne voie. Si votre équipe d'examination est composée d'examinateurs à distance, cette étape est particulièrement importante. La mise en place de points de contrôle avant le début du processus encourage les examinateurs à respecter les délais et à évaluer les demandes avec efficacité. Cela permettra également à votre organisation de rester informée et de communiquer les mises à jour tout au long du processus.

La solution WIIN vous accompagne
Avec WIIN, gérez efficacement votre/vos Examination de projets
Collectez tout type de projets et d'informations avec vos formulaires WIIN. Seul ou en équipe, examinez ces projets en créant des critères de notation sur-mesure.
Demander une démo
À propos de WIIN
WIIN est la plateforme dédiée à la gestion multi-programmes. Idéale pour le travail seul ou en équipe, afin de gagner du temps et d'optimiser ses décisions tout en créant une expérience utilisateur unique. Collecte d'informations, gestion de candidatures, examination de dossiers, travail en équipe, reporting en temps réel, gestion des données sécurisée - le tout, sur une seule plateforme sécurisée.
Comment cela fonctionne ?
Des articles susceptibles de vous intéresser
Découvrir tous les articles

Il est facile de commencer !

Voyez par vous-même pourquoi de nombreuses organisations utilisent WIIN. Obtenez une démonstration personnalisée de notre logiciel de gestion de candidatures et de collecte d'informations par un de nos chefs de projets. C'est simple et sans engagement !

Demander une démo