Publié le :
23/9/2021

Bonnes pratiques pour gérer les demandes d’inscription et de participation payantes

Si vous organisez une initiative payante, cela peut-être un frein aux candidatures. La transparence quant à l'utilisation des fonds est importante pour créer de l'engagement, mais ce n'est pas tout.

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La fonction de module de paiement intégrée de WIIN.io offre aux utilisateurs la possibilité de facturer des frais de présentation et de demande sur n'importe quel formulaire. Si vous envisagez d'intégrer des frais dans votre initiative, voici quelques-unes des meilleures pratiques que nous encourageons tous nos utilisateurs à suivre.


Faites preuve de transparence


Les demandeurs et les candidats apprécient de savoir à quoi servent leurs fonds. Non seulement la transparence des frais permet d'instaurer la confiance, mais elle peut aussi contribuer à éliminer les demandes de renseignements liées à l'argent et les idées fausses et préjudiciables qui pourraient survenir. Même si la facturation de frais d'inscription est la norme du secteur - comme c'est souvent le cas pour les prix, les nominations, les évènements et les récompenses - vous pouvez distinguer votre organisation en étant transparent sur l'utilisation faite de ces contributions.


Exemples d’explication d’utilisations des paiements récoltés :


- Payer une participation pour les frais liés à un événement ou la location d’un lieu

- Financer le temps de travail des employés et rémunérer les évaluateurs

- Prix et récompenses (y compris en espèces, en marchandises et en opportunités)

- Frais de relations publiques, de marketing, de publicité et de publication

- Dépenses opérationnelles et ressources techniques (y compris les logiciels)


De nombreux organismes indiqueront clairement sur leur site web, sur leur formulaire de candidature, sur leur règlement de participation ou sur les trois à la fois, les raisons pour lesquelles ils demandent des frais de participation et c’est une bonne chose.


S'aligner sur votre mission


Votre organisation a des objectifs uniques et des mesures distinctes de succès. Les pratiques financières, notamment en ce qui concerne les frais de participation peuvent être facilement expliquées aux candidats par la nature de votre mission. En voici quelques-unes : 


  • Philanthropie : Pour les organisations qui espèrent redistribuer et financer une initiative, il peut être difficile de générer des moyens suffisants. Expliquez cela à vos répondants qui ont l’opportunité de participer à vos actions pour en faire une réussite. Par exemple, vous pouvez demander à ceux qui s'inscrivent à un cours de contribuer facultativement à une bourse d'études pour un étudiant dans le besoin, ou encourager les candidats à la résidence d'artiste, qui en ont les moyens.


  • Indemnisation des demandeurs : Peut-être, vous êtes-vous engagé à payer les auteurs ou les candidats acceptés, pour leur temps, leur contenu ou leurs efforts ? La participation payante (sous quelque forme que ce soit) peut être un moyen de générer les revenus nécessaires à cette fin. Le fait d'indiquer clairement sur votre formulaire de candidature que les fonds perçus servent à payer, par exemple, les contributeurs publiés, encouragera les candidats à être satisfaits de leurs dépenses (sans parler de leurs chances d'être éventuellement rétribués s’ils sont sélectionnés). Si vous n'êtes pas en mesure de payer les lauréats, mais que vous proposez d'autres formes de compensation, assurez-vous de le préciser.


  • Équité financière : Il peut être important pour vous que toute personne qui souhaite postuler à votre initiative puisse le faire, quel que soit le coût. Il existe de nombreuses façons d'aborder cette question, surtout si votre projet prévoit un nombre limité de participations gratuites :


  • Proposez des participations gratuites pendant certaines périodes et des participations payantes dans les autres cas.
  •  Certains formulaires sont gratuits et d'autres sont payants, selon les besoins. Par exemple, un concours trimestriel payant pourrait vous permettre de soutenir davantage de candidatures gratuites tout au long de l'année.


Récompensez et engagez les participants les plus précoces


De nombreuses organisations proposent des tarifs échelonnés en fonction du calendrier. Les personnes qui soumettent leur candidature à l'avance peuvent payer moins cher que celles qui se rapprochent de la date limite de fin de l’initiative. 


  • Fixez un tarif "standard" pour les demandes reçues à la date limite ou à proximité de celle-ci.
  •  Créez une option d'inscription anticipée (ou diverses options avant la date limite) pour récompenser la ponctualité.
  • Proposez des inscriptions tardives ou à délai prolongé (ou plusieurs options de retard) avec un tarif de participation plus élevé.


Mettre en valeur votre expertise et votre marque


On peut supposer sans risque que les personnes qui se présentent ou postulent à votre initiative s'intéressent à votre organisation. Pourquoi ne pas profiter de cette occasion pour leur faire connaître davantage votre activité ? 


De nombreux clients de WIIN.io utilisent les étapes de paiement dans leurs formulaires pour vendre des marchandises et des services.


Voici quelques idées pour mettre en valeur les produits et services de votre organisation tout en générant des revenus :


- Proposez des abonnements et des adhésions

- Proposer des services et des opportunités

- Proposez des pré-commandes

- Vendre des entrées et des billets pour des d'événements


Valorisez ce qui distingue votre organisation pour permettre à vos postulants de soutenir et de mieux se familiariser avec ce que vous faites.


Payer peut être signe de qualité


Certaines organisations estiment que le fait de facturer des frais de dossier, même modestes peut améliorer leur processus d'examen. Comment ?


Les participants qui doivent payer sont plus susceptibles, par exemple, de vérifier leurs réponses et d'affiner leur échantillon de travail. Parce qu'ils veulent en avoir pour leur argent, il est important de faire payer les participants pour s'assurer qu'ils envoient le meilleur travail possible. Les frais ont tendance à dissuader les soumissions inappropriées et les participants qui ne respectent pas les consignes. Les personnes qui ont un intérêt sérieux dans votre opportunité sont celles qui sont les plus susceptibles de soumettre ou de postuler lorsqu'il y a des frais à payer.


Toutefois, cela ne veut pas dire que les personnes qui ne peuvent pas, pour quelque raison que ce soit, payer des frais de participations, ne peuvent pas ou ne veulent pas proposer un projet ou une demande de qualité. C'est pourquoi, si vous exigez des frais, envisagez d'offrir des entrées gratuites ou à prix réduit au cas par cas.

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