Publié le :
22/4/2021

Mise en place d’un processus de demande de bourse

L’organisation d’une bourse peut-être difficile, autant pour l’organisation que pour les étudiants en compétitions, découvrez nos conseils pour créer une demande de bourse engageante.

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Les candidats ressentent souvent de la pression et doivent faire de leur mieux pour se démarquer des autres étudiants. De même, les organisations sont engagées dans une bataille pour dénicher les meilleurs talents pour présenter leur programme.

La plupart des programmes de bourses sont conçus en pensant aux administrateurs et aux réviseurs, afin de leur faciliter le processus. Mais il ne faut pas oublier que le processus est également important pour les candidats, beaucoup se découragent face à une interface complexe. Vous devez créer une expérience de candidature qui prend en compte le point de vue du candidat et l'engage à chaque étape.

Qu'est-ce qui fait qu'un programme de bourse est impactant ?

Chaque bourse est une opportunité, lors de la création de vos récompenses, vous devez prendre en considération la portée de votre programme. La subvention couvrira-t-elle uniquement les frais de scolarité ou financera-t-elle les activités extérieures, les projets scolaires et les voyages ? 

Les meilleurs programmes de bourses se concentrent sur 5 domaines clés :

  • Engagement
  • Interaction
  • Exposition
  • Flexibilité
  • Occasion

La qualité de votre initiative aura un impact dès son lancement, la clé pour attirer les étudiants les plus talentueux est de communiquer sur la manière dont s'articule votre programme autour de ces 5 domaines.

Postuler à un programme de bourses n'est pas une tâche facile, et cela nécessite de l’investissement et de l’énergie de la part des candidats, si le processus de candidature est trop compliqué et désengagé, cela va décourager certains étudiants qui choisiront la facilité et opteront pour un programme différent.

Créer un processus de demande de bourse engageant en 5 étapes !

1. Tirez avantage de vos atouts 

Plutôt que d'essayer de rivaliser avec d'autres programmes sur leur succès, trouvez ce qui fait votre force et mettez l’accent dessus, appuyez-vous sur les 5 facteurs, vous devez mettre en évidence les éléments qui rendent votre programme unique, la clé est la différenciation. 

Quelles que soient les forces relatives à votre programme, utilisez-les.

2. Soyez transparent sur votre programme

Vous pouvez expliquer les visions et l'éthique de votre programme, mais vous devez également donner une idée précise de ce à quoi le quotidien des candidats acceptés pourrait ressembler.

Mettez en avant les meilleures parties du programme, tout en utilisant une touche de réalité pour ancrer les attentes et vous assurer qu'elles correspondent aux valeurs et aux attentes des candidats.

Vous devez fournir une vision authentique de ce qu'un boursier puisse se projeter, ressentir et vivre dans le cadre du programme.

3. Créer le lien avec les candidats 

Les candidats potentiels à votre programme de bourses auront probablement beaucoup d’interrogations, ils veulent une image complète de ce que le programme implique.

Mais tous les candidats n'auront pas les mêmes besoins ou attentes, il est donc préférable d'adopter une approche globale qui ouvre un dialogue, en instituant plusieurs opportunités pour les candidats de s'informer :

  • Invitez les anciens et les boursiers actuels à partager leurs expériences.
  • Créez du contenu, des articles de blog et des vidéos qui répondent aux questions les plus courantes.
  • Planifiez du temps pour les questions et réponses via des conférences téléphoniques, des webinaires et des heures de bureau.
  • Utilisez le courrier électronique, le chat en direct et les réseaux sociaux pour échanger avec les étudiants intéressés.
  • Créer des portes ouvertes et des cessions de discussion avec des conseillers d’orientation.
  • Fournir des conseils personnalisés et fiables sont très appréciés dans le processus d'admission.

Assurez-vous également que votre candidature et les autres documents sont accessibles à tous, notamment aux personnes atteintes d’un handicap.

4. Alignez votre appel à candidatures avec le résultat souhaité

De nombreuses organisations utilisent des recrutements standardisés, mais ces exigences sont-elles vraiment alignées sur les objectifs du programme ?

En repensant la candidature elle-même, attirez un public visé, soyez créatif avec le matériel, les médias et les informations que vous collectez auprès des candidats. Créez un espace pour que chaque élève se sente libre d’exprimer ses talents et réalisations.

Considérez ce qui est capturé dans votre inscription actuelle et ce qui manque, par exemple : 

  • Est-ce que les conditions de candidature avantagent certains candidats par rapport à d'autres ? 
  • Y a-t-il de la place pour chaque élève pour mettre en valeur ses propres capacités ? 
  • Quel contexte supplémentaire pourrait conduire à un processus de sélection plus équitable ? 
  • Comment les exigences de votre candidature renforcent/restreignent-elles les candidatures ? 

5. Créer un processus de candidature accessible

Faire une demande pour un programme de bourse demande beaucoup de temps et d'efforts, l'une des étapes les plus angoissantes lors de ce processus est le moment entre la soumission du dossier et le retour de l’administration.

En utilisant une plateforme de système de gestion, permettez-leur de suivre leur demande et la progression de leur candidature, ils pourront voir leur l’état de leur candidature à mesure de leur avancement dans la soumission de leur dossier :

  • Confirmation de l’adresse mail
  • Sélection catégorie validée
  • Votre inscription a bien été validée
  • Votre candidature a bien été enregistrée
  • Votre candidature a bien été reçue

C'est également un atout pour le personnel administratif, qui disposera d'un système unifié de réception et d'examen des candidatures.

Créer une demande de bourse engageante avec une plateforme de soumission

L'utilisation du bon système de gestion des bourses n'est pas seulement un atout pour les candidats : vous pouvez renforcer la réputation de votre programme de bourses, engager plus de candidats, tout en aidant votre comité d'examen à moderniser ses sélections.

En plus de vous faire gagner un temps considérable, simplifier vos communications et tenez les candidats informés et engagés tout au long de leur candidature.

La création d’un processus de bourse va devenir une tâche facile et engageante pour les candidats en partageant une expérience adaptée à leurs besoins, et différente de leur soumission de dossier habituel.

Découvrez WIIN, nous accompagnons de nombreux établissements et de nombreuses organisations dans la mise en place de programmes de Bourses. 


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