Donner plus de visibilité à ses formulaires, pour avoir plus de réponses

Vos formulaires, on va les faire rayonner ! Objectif ? Un maximum de visibilité pour un maximum de réponses collectées. Pour ce faire, on a consulté des dizaines d’articles, de sites internet et de cas d’usages de nos propres utilisateurs afin de mettre en évidence les bonnes pratiques à adopter. 

La subtilité tient dans le fait que vous pouvez avoir créé des formulaires pour des applications très différentes. Chez WIIN.io, on montre déjà à nos clients qu’ils peuvent utiliser nos formulaires dans plus de 40 cas d’application différents, alors on sait que vos objectifs sont nombreux et différents. On a donc essayé de lister un ensemble de bonnes pratiques, vous n’avez plus qu’à faire vos courses :) 

1. Bien définir sa cible 

Il ne faut peut-être pas aller jusqu’à faire des personas, mais prendre le temps de bien définir la cible que l’on souhaite toucher, ce n’est pas du temps perdu bien au contraire. On a souvent des idées reçues sur les comportements de sa cible, généralement ce sont des idées générales et ce n’est pas suffisant pour garantir que tout sera mis en oeuvre pour toucher sa cible. 

Il est essentiel d’avoir à minima les informations suivantes : 

• Localisation (national, international, etc.)
• Profil (étudiant, professionnel, retraité, actif, etc.)
• Secteur d’activité (culture, entrepreneuriat, innovation, art, digital, etc.)
• Tranche d'âge 
• Centres d’intérêts 
• Sexe/Nature
• Et toutes spécificités relatives à votre enquête. 

Définissez autant de profil qu’il y a de cibles, il ne faut pas être trop générique et ne pas être trop spécifique non plus. Par exemple : “Femme, résidant en France, entre 18 et 25 ans, pratiquant la danse au moins deux fois par jour, encore étudiante” 

Cela peut paraître simpliste ou logique au premier abord, mais c’est une base essentielle et surtout un travail que vous pouvez faire à plusieurs afin d’échanger sur vos idées. Une fois que vous avez l'ensemble des profils ciblés listés, vous pourrez décider des meilleurs moyen de diffuser votre formulaire.

2. Diffuser son formulaire

Toutes les occasions pertinentes sont bonne pour diffuser votre formulaire, faites-le de manière subtile ou directe, mais faites-le avec intensité. En fonction de la nature de votre formulaire et de sa période d'ouverture, les répercussions sur les inscriptions ne seront pas les mêmes. 

On observe que, pour un appel à projets, un appel à candidatures, un concours ou un trophées, des formulaires qui nécessitent souvent que le répondant produise du contenu afin de répondre aux différentes questions, il y a un décalage important entre le temps de la diffusion et celui des réponses. C’est généralement vers la fin de la période d’ouverture du formulaire qu’un pic de réponses et ressenti. Cela ne signifie pas qu’il ne faut pas communiquer en continu, mais il ne faut pas avoir les même attentes qu’avec des formulaires “engageants” tels que des enquêtes, observatoires, questionnaires, boîtes à idées, recrutement ou collecte de documents pour ne citer que quelques exemples. 

Une chose importante, si vous avez généré un formulaire pour une action qui nécessite du temps de préparation et de la production de la part des répondants, c’est de mettre en place un formulaire de pré-inscription en amont pour capter votre cible dès les premières étapes de son intérêt pour votre initiative. 

Grâce à cela, vous pourrez mesurer l’attractivité de votre formulaire et organiser des relances email pour que vos répondant se rendent au bout de votre processus. 

De manière plus générale, une multitude de possibilités s’offrent à vous pour diffuser votre formulaire et lui donner de la visibilité afin de toucher un public nombreux : 

• Email : L'email peut prendre plusieurs formes, cela peut-être une newsletter qui explique votre démarche à votre communauté existante, cela peut-être un envoi d’email à des personnes ayant déjà répondu la fois précédente à l’un de vos formulaires similaires afin de les ré-engager sur ce nouveau formulaire, vous pouvez également constituer une base de contact avec vos partenaires afin de communiquer à grande échelle (attention à respecter les réglementation en matière de protection des données) ou encore, cela peut-être des emails ciblés, dotés d’un message personnalisé,  à des contacts tout aussi ciblés afin de garantir un taux de réponse élevé et très qualitatif. 

• Partenaires : Si vous avez des partenaires, c’est le moment d’activer leur réseau pour diffuser votre formulaire. Chacun de vos partenaire devrait disposer d’une base de contact et d’un écosystème riche qui peut potentiellement répondre à votre formulaire. C’est également un bon moyen d'engager vos partenaires dans la réussite de votre action commune. Si vous n’avez pas de partenaires, c’est une bonne raison d’en trouver si la nature de votre formulaire vous le permet. 

• Réseaux sociaux : plus de la moitié de l’humanité est présente sur les réseaux sociaux, c’est déjà un argument suffisant pour s’y intéresser. C’est potentiellement un des meilleurs moyens de diffusion de vos formulaires mais également un risque de perte de temps important si vous ne réalisez pas une segmentation efficace en amont. Chaque réseau social à ses spécificités (type de population présente, langages, moyens de communication, réactivité, format) de nombreuses études vous renseignent sur ces spécificités et comme vous avez réalisé votre travail de segmentation de cibles en amont, vous saurez sélectionner les réseaux les plus pertinents. Une fois cela fait, miser au maximum sur 3 points : Sollicitez les personnes qui  vous suivent sur vos pages en créant des publications attrayantes ; ne négligez pas les groupes thématiques, il en existe de nombreux vous permettant de toucher rapidement un grand nombre de personnes ; soyez actif et créez des interactions sur les posts et messages qui parlent d’un sujet qui fait sens avec votre initiative. Enfin, si vous en avez la possibilité, bénéficiez des réseaux sociaux de vos partenaires et explorez également la publicité en ligne (cela nécessite un certain budget et un approche par A/B testing afin de mesurer l’audience sur votre publication).

• Votre site internet : En fonction de l’objectif et de la nature de votre formulaire, plusieurs choix se présentent sur votre site internet. De la rubrique à la page dédiée présentant votre initiative, vous pouvez également créer du contenu afin d’en améliorer la visibilité (articles de blog, etc.). Pensez également à ajouter des boutons afin de faciliter l’accès à votre formulaire. En utilisant des outils de mesure d’audience tels que Google Analytics, observez la fréquentation de vos pages et ajustez le positionnement de vos contenus pour maximiser leur impact.

• Lors d’événements : C’est une occasion en or de parler de vos actions et de trouver une nouvelle source de répondants. A cette occasion, vous pouvez mettre deux actions en place. La première, c’est un simple formulaire de prise de contact (le public est plus enclin à donner des informations de contact) vous permettant dans un second temps d’envoyer le lien vers vos formulaires. Le second type d’actions, c’est de parler directement de votre initiative et d’adopter une communication cohérente avec le sujet de l’évènement. 

• Presse : En fonction de vos moyens, de votre secteur d’activité, de la nature de votre formulaire et de vos partenaires, la presse peut-être un moyen concret et massif de trouver de nouveaux répondants. Toutefois, prenez bien le temps de vérifier que votre sujet est de nature à pouvoir être communiqué à grande échelle sans quoi ce relai peut-être très difficile à activer. 

• Établissements spécialisés : Écoles, technopôles, incubateurs pensez aux établissements qui peuvent rassembler vos cibles. Contactez-les directement afin de diffuser votre initiative et sollicitez l'ensemble de leurs réseaux (groupes facebook, pages dédiées, associations, Slack de conversation, etc.)

3. Créer des formulaires engageant et agréables pour le candidat 

On a tous déjà eu à répondre à des formulaires en ligne et, s’il y a une chose de certaine, c’est que souvent, ce n’est pas une bonne expérience… 

C’est une des raisons qui nous a poussée à créer WIIN.io, concevoir des formulaires qui soient beaux et permettre de créer des scénarios de réponse uniques et efficaces... La première année de notre activité, ce sont plus de 1,5 millions de réponses qui ont été collectés avec nos formulaires on a eu le temps d’étudier le sujet et de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. 

Du coup, nous avons quelques conseils à vous donner dans ce secteur car c’est une des conditions afin d’avoir un maximum de réponses (en moyenne 45% des candidats qui ont fait le pas d’aller sur votre page abandonnent après avoir regardé les attentes du formulaire, c’est une perte énorme !)

Pour éviter cela, il faut être le plus clair et concis possible. Expliquez bien quelles sont vos intentions, comment seront exploitées les réponses et quelles sont les étapes de votre démarche. Cela mettra le répondant en confiance pour continuer et le motivera à “passer du temps” à répondre à votre formulaire. Car oui, il ne faut pas oublier que rien ne l’y oblige et que s’il répond à votre formulaire c’est du temps qu’il vous consacre ! 

Halte aux formulaires sans fin, à la boulimie des questions, aux réponses attendues trop longues, et enchaînements qui n’en finissent plus, STOP ! Ne cherchez pas à tout mettre dans votre formulaire, ce n’est pas la bonne méthode “Less is More !” faites moins mais mieux. Généralement si on relit son formulaire objectivement, on peut supprimer un bon nombre de questions. 

C’est bon, on a bien avancé, l’action est expliquée  et les questions sont optimisée. il ne reste plus que le ton à employer. A l’aide de l’étude de vos cibles (réalisée précédemment), adoptez le langage adéquat afin de créer un lien de proximité avec le répondant. N’oubliez pas que des formulaires sont avant tout un outil de conversation et d'échange. C’est comme dans la vraie vie, on adapte son comportement à son public afin de mieux faire passer le message. 

Chez WIIN.io on a créé un livre blanc pour vous partager les bonnes pratiques afin de faire des formulaires agréables, on y présente des exemples et des retours d’expérience, c’est gratuit ! Téléchargez-le et partagez-le à votre équipe.

4. Suivre ses performances et ajuster sa communication en temps réel 

Observez le comportement de vos répondants en temps réel. Dès que vous réalisez une opération de communication, observez les répercussions sur vos formulaires. En fonction des outils que vous utilisez pour créer vos formulaires, vous disposerez de plus ou moins d’indicateurs pour évaluer l’évolution du nombre de répondants. 

Avec WIIN.io, un tableau de bord vous indique en temps réel le nombre de réponses collectées, les périodes hautes et basses ainsi que l’état d'avancement de chaque répondant. 

Désormais vous avez tout en main pour avoir un maximum de répondants à vos formulaires.